UN PROTOCOLO DE CINCO SENTIDOS. COMUNICAR CON SENSACIONES

El protocolo y el ceremonial, tal y como sus propias definiciones indican, son “un conjunto de normas o reglas a tener en cuenta…”  Hasta hace un tiempo siempre había sido así, pero la dinámica actual hace que tengamos que reinventarnos continuamente y que debamos de ser capaces de “estar siempre a la última”.

Actualmente la sencilla aplicación de la norma ha dejado de sernos útil. Hace falta “algo más”, y ese “algo más” es lo que se entiende como comunicar con sensaciones, y la comunicación sensorial es lo que se consigue utilizando el llamado protocolo de cinco sentidos.

Protocolo humano
Comunicar con sensaciones. ¿Qué te transmite esta imagen?

Protocolo de cinco sentidos

Debemos usar palabras que traten de enamorar sin que nuestro público se dé práctica cuenta de la estrategia seguida. Incluir detalles con mensaje de la manera más discreta posible. Aplicar la empatía para introducirnos en el mundo de los demás, y poder ver las cosas desde su punto de vista. Ser creativos y saber sorprender desde la sutileza.

Hacer que piensen “Si un acto empieza así, que no nos esperará a partir de ahora”. Usar un “protocolo humano” con el que se llegue al alma de las personas, teniendo en cuenta que el protocolo es una herramienta de personas, para personas y con personas.

La imagen que transmitimos

La imagen que transmite un evento es la imagen de la propia institución o de la empresa que lo promueve. Se deben buscar escenarios mediáticos, que transmitan un mensaje sencillo y hablen por sí solos; pero que siempre nos representen. Hay que ser creativos y hacer visual nuestro discurso. Al fin y al cabo estamos viviendo la era en la que una imagen vale más que mil palabras.

Por lo tanto, los eventos deben llevarse a cabo envueltos en un escenario lo más apropiado posible, en el que tengamos controlado hasta el último detalle, y que si un detalle se nos escapa sea debido a nuestra propia voluntad. Recordemos que un leve error puede llegar a arruinar todo un evento.

Protocolo humano
Desfile de Fendi Otoño/Invierno 2007 en la Muralla China. Foto: Cut y Paste

En el siguiente enlace hay una buena muestra de otros ejemplos: Los desfiles de moda más estravagantes

Producción y control presupuestario

De ahí la importancia de la producción y el control presupuestario en este protocolo de los sentidos. Es necesario conocer de qué disponemos y saber muy bien cuánto debemos gastar, cómo y con quién, por lo que es imprescindible conocer bien a nuestros proveedores. Lo más caro no siempre es lo más adecuado para que lleguemos al objetivo que nos hemos propuesto.

El protocolo es una herramienta para alcanzar un objetivo, por lo que es necesario usarla de la manera más adecuada para obtenerlo. Llegar al objetivo es haber usado el protocolo más correcto, en caso contrario, no lo hemos hecho o no lo hemos sabido hacer.

TIC y RRSS

Otro factor muy importante a tener en cuenta, de cara al éxito o el fracaso, es el papel que juega la tecnología móvil y las redes sociales, a través de las cuales cualquier evento se ha convertido en inmediato. Ya no tenemos que esperar a que los medios de comunicación lo publiquen o lo emitan, para que dé la vuelta al mundo.

A modo de anécdota, no podemos dejar de comentar los grandes esfuerzos de control que tuvieron que llevar a cabo en El Vaticano para evitar que hubiese cualquier tipo de filtración durante el último cónclave. Precintar una puerta con una cadena y sellarla “cum clavis” (bajo llave), tal y como manda el riguroso protocolo vaticano, ya no fue suficiente para asegurar que se guardase el secreto de la elección papal.

Cuidar los puntos de foto

Asimismo esa facilidad en la divulgación de imágenes hace que también sea muy importante visualizar el escenario desde todos los ángulos posibles, tanto de planos cortos, como de planos largos.

Un determinado punto de foto puede ser muy importante para transmitir la imagen más adecuada al mensaje que queremos comunicar, y su análisis previo evitará fotografías o imágenes comprometidas.

Protocolo humano
Condoleezza Rice, exsecretaria de estado estadounidense

Innovación y creatividad

Innovación y creatividad se unen para ayudaros a presentar un espectáculo visual que hable por sí mismo, mucho mejor que el mejor discurso, y el protocolo sensorial nos permite llevarlo a la práctica y dar en la diana, acertando con lo que pretendemos.

Protocolo humano
“Llegada” de la reina Elizabeth II a la Ceremonia de Inauguración de los JJOO Londres 2012

El ejemplo más palpable y actual de cómo aplicar ese protocolo de cinco sentidos lo tenemos en algunas de las Ceremonias de Inauguración de las últimas ediciones de los Juegos Olímpicos, donde los actos institucionales se llevan a la práctica sin alterar en una coma lo establecido por la Carta Olímpica. Y en cambio nos parecen que forman parte intrínseca de un espectáculo, que suele llegar a la alma del público.

[Este artículo es una revisión y actualización del publicado en el blog con fecha 12/3/2013.]

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